De zeven vragen die je moet beantwoorden vóór participatie begint

Waarom deze vragen vooraf horen

In vrijwel elk traject dat vastloopt, gaat het niet mis bij de bijeenkomst zelf. Het gaat mis in de weken ervoor, wanneer nog niet is uitgesproken wat vaststaat, wie beslist en waar ruimte zit. Die onduidelijkheid verdwijnt niet door een goede presentatie; hij komt tijdens de eerste vragenronde alsnog boven.

De zeven vragen hieronder zijn geen formaliteit. Ze zijn de kortste route naar een gedeeld beeld tussen projectteam, bestuur, samenwerkingspartners en communicatie.

De zeven vragen

Beantwoord ze schriftelijk, in gewone taal, en laat de antwoorden bevestigen door wie er formeel over gaat.

• ·Welk besluit staat er precies aan te komen, en wanneer valt het?
• ·Wie neemt dat besluit, en wie adviseert alleen?
• ·Wat staat al vast en is dus niet meer te beïnvloeden?
• ·Waar zit werkelijke inbrengruimte, en hoe groot is die?
• ·Wat gebeurt er met de inbreng, en wanneer horen mensen daarover terug?
• ·Wat verandert er concreet voor verschillende groepen: koop, huur, VvE, ondernemer, netbeheerder, woningcorporatie?
• ·Welke vraag hopen we niet te krijgen, en wat is ons antwoord daarop?

Ook intern en bij partners

Dezelfde zeven vragen werken binnen de organisatie. Als beleid, uitvoering, klantcontact en bestuur er verschillende antwoorden op geven, ontstaat er ruis die inwoners direct opmerken: aan de balie, aan de telefoon en in de raadszaal.

Bij samenwerkingspartners is de winst nog groter. Netbeheerder, warmtebedrijf en corporatie hebben eigen besluitmomenten en eigen woordkeus. Eén gedeeld antwoordenblad voorkomt dat de ene partij een onderzoek noemt wat de andere al als toezegging heeft gelezen.

Wat je ermee opschiet

Het gesprek met inwoners gaat na deze oefening over de inhoud in plaats van over de procedure. Vragen als "is dit al besloten?" en "heeft mijn mening zin?" zijn dan vooraf beantwoord, en niet ter plekke geïmproviseerd.