Algemene Voorwaarden Talk Tomorrow

• ·Talk Tomorrow: Talk Tomorrow, Talk Tomorrow B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 88376273.
• ·Opdrachtgever: de organisatie die met Talk Tomorrow een overeenkomst aangaat of daarover onderhandelt. Deze voorwaarden zijn bedoeld voor zakelijke en publieke opdrachtgevers, niet voor consumenten.
• ·Overeenkomst: het geheel van afspraken tussen partijen, waaronder de offerte of opdrachtbevestiging en deze voorwaarden.
• ·Opdracht: de door opdrachtgever verstrekte en door Talk Tomorrow aanvaarde werkzaamheden.
• ·Werkzaamheden: onder meer communicatieadvies, participatieadvies, strategisch advies, projectmanagement, campagnes, content, onderzoek, workshops, digitale werkzaamheden, Transition Intelligence en de inzet van professionals.
• ·Deliverables: de concrete producten die uit de opdracht voortkomen, zoals strategieën, plannen, teksten, ontwerpen, analyses, scans of rapportages.
• ·Meerwerk: werkzaamheden buiten de overeengekomen scope.
• ·Derden: door Talk Tomorrow ingeschakelde professionals of leveranciers.

Deze voorwaarden gelden voor alle zakelijke aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten van Talk Tomorrow, en voor alle vervolgopdrachten.

Afwijkende afspraken gelden alleen wanneer die schriftelijk zijn vastgelegd. Voor zover een individuele afspraak in de overeenkomst of offerte afwijkt van deze voorwaarden, gaat die individuele afspraak voor. Inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever gelden alleen wanneer partijen dat uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen; bij aanbestedingen kunnen de daar geldende voorwaarden voorgaan, zoals in de overeenkomst bepaald.

De overeenkomst komt tot stand door:

• ·schriftelijke of elektronische acceptatie van een offerte door opdrachtgever
• ·ondertekening van een overeenkomst door beide partijen
• ·een opdrachtbevestiging van Talk Tomorrow waarop opdrachtgever niet binnen een redelijke termijn reageert
• ·feitelijke aanvang van de werkzaamheden op uitdrukkelijk verzoek van opdrachtgever

• ·De geldigheidsduur van een offerte staat in de offerte zelf.
• ·Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• ·Een offerte is gebaseerd op de daarin genoemde uitgangspunten, aannames en scope. Wijzigen die, dan kan de prijs of planning wijzigen.
• ·Kosten van derden, productie-, locatie- en reiskosten worden alleen in rekening gebracht wanneer dat in de offerte staat of nader wordt afgestemd.
• ·Wijzigingen in de offerte worden schriftelijk of elektronisch bevestigd.

Talk Tomorrow voert de opdracht professioneel en zorgvuldig uit, naar beste inzicht en vermogen. De dienstverlening geldt in beginsel als inspanningsverplichting, tenzij partijen uitdrukkelijk een concreet resultaat zijn overeengekomen.

Opdrachtgever zorgt voor tijdige levering van:

• ·informatie en documenten die nodig zijn voor de werkzaamheden
• ·besluiten en interne of bestuurlijke goedkeuringen
• ·feedback binnen de afgesproken termijnen
• ·toegang tot systemen, locaties en betrokkenen
• ·een vast aanspreekpunt met voldoende mandaat

Blijft benodigde input uit of komt die later, dan kan dat gevolgen hebben voor de planning, de scope en de kosten. Talk Tomorrow meldt dit zo vroeg mogelijk.

Genoemde data zijn streefdata, tenzij partijen een deadline uitdrukkelijk als harde deadline hebben vastgelegd. De planning kan wijzigen wanneer:

• ·input of goedkeuring vertraagd is
• ·de scope wijzigt
• ·besluitvorming langer duurt
• ·derden afhankelijkheden veroorzaken
• ·zich onvoorziene omstandigheden voordoen

Partijen stemmen in dat geval in overleg een nieuwe planning af.

Opdrachten in de energietransitie veranderen onderweg. Met scope creep bedoelen we het geleidelijk uitbreiden van werkzaamheden zonder dat daarover nieuwe afspraken zijn gemaakt. Meerwerk kan onder meer ontstaan door:

• ·extra deliverables
• ·extra revisierondes
• ·extra bijeenkomsten of sessies
• ·nieuwe doelgroepen of nieuwe publieken
• ·nieuwe projectonderdelen of extra wijken
• ·gewijzigde uitgangspunten of gewijzigde besluitvorming
• ·extra onderzoek of extra analyse
• ·een versnelde planning
• ·overige werkzaamheden buiten de afgesproken scope

Talk Tomorrow signaleert meerwerk zo vroeg mogelijk, benoemt het effect op planning en kosten, en voert het uit na passende afstemming met opdrachtgever. Voor lopende opdrachten monitoren we dit intern structureel, zodat een uitbreiding zichtbaar wordt op het moment dat die ontstaat en niet pas bij de eindafrekening.

• ·Afhankelijk van de opdracht werken we op basis van uurtarief, dagtarief, projectprijs, vaste prijs of retainer. Wat geldt, staat in de overeenkomst.
• ·Kosten van derden en productiekosten worden doorbelast wanneer dat is afgesproken.
• ·Bij langere trajecten kan een voorschot of periodieke facturatie worden afgesproken.
• ·Betaaltermijn: 30 dagen na factuurdatum.

Bij te late betaling stuurt Talk Tomorrow eerst een herinnering met een redelijke termijn om alsnog te betalen. Wordt daarna niet betaald, dan kan Talk Tomorrow de wettelijke (handels)rente en de wettelijk toegestane vergoeding voor buitengerechtelijke kosten in rekening brengen en de werkzaamheden opschorten na aankondiging.

Voor workshops, bijeenkomsten, productiedagen, interviews, strategiesessies en gereserveerde capaciteit geldt dat wij tijd en mensen vooraf vastleggen. Annuleren of verplaatsen kan daarom gevolgen hebben.

De annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden staan in de overeenkomst en zijn per opdracht configureerbaar. Waar de overeenkomst geen afwijkende afspraak bevat, gelden de standaardvoorwaarden van Talk Tomorrow, zoals vastgelegd in de overeenkomst. Specifieke termijnen en eventuele vergoedingen worden hier gepubliceerd zodra die definitief zijn vastgesteld.

We onderscheiden drie vormen:

• ·projectopdracht: eindigt bij oplevering van de afgesproken werkzaamheden
• ·opdracht voor bepaalde tijd: eindigt op de afgesproken einddatum
• ·doorlopende dienstverlening of retainer: opzegbaar conform de standaardvoorwaarden van Talk Tomorrow, zoals vastgelegd in de overeenkomst

Bij beëindiging worden de tot dat moment verrichte werkzaamheden en de op verzoek van opdrachtgever gereserveerde capaciteit afgerekend, en blijven openstaande facturen verschuldigd. Talk Tomorrow werkt op verzoek mee aan een ordentelijke overdracht; de omvang daarvan wordt in overleg bepaald en kan als meerwerk gelden. Beide partijen kunnen de overeenkomst beëindigen wanneer de andere partij haar verplichtingen na schriftelijke ingebrekestelling niet nakomt.

Talk Tomorrow werkt met specialistische regie en schaalbare uitvoering. Waar dat passend is, zetten we gespecialiseerde professionals of leveranciers in. Talk Tomorrow blijft aanspreekpunt en blijft verantwoordelijk voor de eigen contractuele verplichtingen, voor zover overeengekomen. Met derden maken we afspraken over vertrouwelijkheid en, waar persoonsgegevens worden verwerkt, over gegevensbescherming.

Bestaande Talk Tomorrow IP. Onze methodieken, templates, frameworks, Transition Intelligence, de Talk Tomorrow Journey, scans, modellen, prompts, processen, systemen en knowhow blijven eigendom van Talk Tomorrow, ook wanneer deze bij een opdracht worden gebruikt of doorontwikkeld, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Opdrachtgever krijgt daarop geen eigendom door betaling van de opdracht.

Opdracht-specifieke deliverables. Voor de deliverables die specifiek voor de opdracht zijn gemaakt, regelen we in de overeenkomst welk gebruiksrecht opdrachtgever krijgt of welke rechten worden overgedragen. Standaard krijgt opdrachtgever, na volledige betaling, een niet-exclusief recht om de deliverables te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt. Een overdracht of ruimer gebruiksrecht kan worden afgesproken en strekt zich niet uit tot de onderliggende Talk Tomorrow-methodiek.

Derdenmateriaal. Op materiaal van derden, zoals beeld, muziek, fonts of software, blijven de licentievoorwaarden van de rechthebbende van toepassing. Talk Tomorrow informeert opdrachtgever over relevante beperkingen.

• ·Analyses, scans en AI-ondersteunde output zijn hulpmiddelen binnen professionele dienstverlening, geen zelfstandig advies en geen besluit.
• ·Menselijke expertise en beoordeling zijn waar relevant onderdeel van de werkwijze.
• ·Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor eigen formele, bestuurlijke en politieke besluiten.
• ·Talk Tomorrow geeft geen garantie dat voorspelde inwonersvragen, reacties, scenario's of uitkomsten daadwerkelijk optreden.
• ·Uitkomsten die met AI-ondersteuning tot stand komen, gelden niet automatisch als vaststaande feiten en worden als zodanig gepresenteerd.

Zie ook de methodiekpagina voor de inhoudelijke uitgangspunten.

Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de definitieve goedkeuring van externe publicatie, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Dat geldt onder meer voor:

• ·persberichten
• ·inwonersbrieven en huis-aan-huiscommunicatie
• ·campagnes en advertenties
• ·webteksten
• ·bestuurlijke communicatie en raadsinformatie
• ·social media
• ·overige publicaties

Talk Tomorrow adviseert, redigeert en controleert, maar bestuurlijke en organisatorische goedkeuring blijft bij opdrachtgever. Wordt in afwijking hiervan aan Talk Tomorrow publicatiemandaat gegeven, dan leggen partijen dat schriftelijk vast.

Talk Tomorrow mag in beginsel uitgaan van de juistheid en volledigheid van door opdrachtgever aangeleverde informatie, tenzij er duidelijke redenen zijn om deze nader te controleren. Opdrachtgever meldt wijzigingen in uitgangspunten, planning, besluitvorming of contactpersonen tijdig.

Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig en gebruiken die alleen voor de opdracht. Dit geldt onder meer voor:

• ·projectinformatie en interne stukken
• ·strategische en bestuurlijke informatie
• ·niet-openbare documenten en concepten
• ·persoonsgegevens
• ·aanbestedingsinformatie
• ·bedrijfsinformatie van beide partijen en van derden

Geheimhoudingsafspraken in een individuele overeenkomst of aanbestedingsdocument gaan waar relevant voor op deze bepaling.

Op de verwerking van persoonsgegevens is onze privacyverklaring van toepassing. Verwerkt Talk Tomorrow persoonsgegevens namens opdrachtgever, dan sluiten partijen waar nodig een verwerkersovereenkomst. De rolverdeling, verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, kan per opdracht en per onderdeel verschillen en wordt per opdracht vastgesteld.

Talk Tomorrow is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de opdracht. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst en reputatieschade, is uitgesloten voor zover de wet dat toestaat. De aansprakelijkheid wordt beperkt tot een in de overeenkomst genoemd maximum, dat in verhouding staat tot de opdrachtwaarde en de dekking van onze beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid en niet waar de wet uitsluiting verbiedt.

beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht over de laatste zes maanden, per gebeurtenis en per jaar, met uitzondering van opzet en bewuste roekeloosheid Deze bepaling wordt vóór publicatie expliciet vastgesteld en juridisch goedgekeurd, inclusief het maximumbedrag en de verzekeringsgegevens.

Kan een partij haar verplichtingen niet nakomen door een omstandigheid buiten haar macht, dan worden die verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt. Partijen informeren elkaar zo snel mogelijk en zoeken samen naar een werkbare oplossing, bijvoorbeeld verplaatsing of aanpassing van de werkzaamheden. Duurt de overmacht langer dan een redelijke termijn, dan kan elke partij de overeenkomst beëindigen voor het deel dat nog niet is uitgevoerd, zonder schadeplicht. Reeds verrichte werkzaamheden worden afgerekend.

Talk Tomorrow gebruikt de naam, het logo, de opdracht of de resultaten van opdrachtgever niet als openbare referentie wanneer daarvoor toestemming nodig is. We leggen per opdracht vast wat wel en niet openbaar mag:

• ·gebruik van de organisatienaam
• ·gebruik van het logo
• ·publicatie van een case of projectbeschrijving
• ·een testimonial of quote, en van wie
• ·het delen van projectresultaten of cijfers
• ·gebruik van fotografie en beeldmateriaal

Zolang die toestemming er niet is, beschrijven we werk uitsluitend geanonimiseerd of publiceren we het niet. Intern registreren we per opdracht of openbare referentie is toegestaan.

Zet Talk Tomorrow professionals in bij opdrachtgever, dan blijven wij verantwoordelijk voor de afgesproken kwaliteit en beschikbaarheid. Bij ziekte, uitval of vertrek spannen we ons in voor gelijkwaardige vervanging, in overleg met opdrachtgever, en dragen we werkzaamheden zorgvuldig over. Aanwijzingen op de werkvloer laten de contractuele relatie onverlet.

Partijen dragen rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet over aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke instemming van de andere partij. Die instemming wordt niet op onredelijke grond geweigerd, bijvoorbeeld bij een reorganisatie of naamswijziging.

Blijkt een bepaling ongeldig of niet toepasselijk, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling in dat geval door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ervan blijft.

Op de overeenkomst en op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan geldt de geschillenregeling zoals die in de overeenkomst is vastgelegd: Nederlands recht; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag, nadat partijen eerst in overleg een oplossing hebben gezocht. We kiezen hier geen bevoegde rechter voordat de bedrijfsgegevens definitief zijn en de bepaling juridisch is gecontroleerd.

Versie, ingangsdatum en datum van laatste wijziging staan onderaan deze pagina. Eerdere versies bewaren we, zodat per overeenkomst herleidbaar is welke versie gold.