Privacyverklaring

Talk Tomorrow levert communicatie- en participatiediensten aan organisaties, met een focus op de lokale energietransitie. We werken vooral voor gemeenten, provincies, ministeries, omgevingsdiensten, publieke warmtebedrijven en regionale samenwerkingsverbanden.

• ·Handelsnaam: Talk Tomorrow
• ·Juridische entiteit: Talk Tomorrow B.V.
• ·KvK-nummer: 88376273
• ·Vestigingsadres: Regentesselaan 173A, 2562 CX Den Haag
• ·E-mail voor privacyvragen: info@talktomorrow.nl

Deze verklaring gaat over gegevens van onder meer:

• ·bezoekers van deze website
• ·contactpersonen bij opdrachtgevers
• ·mogelijke opdrachtgevers met wie we in gesprek zijn
• ·leveranciers en samenwerkingspartners
• ·professionals en freelancers die met of voor ons werken
• ·mensen die een formulier op deze website invullen
• ·mensen die een document of uitvraag aan ons sturen
• ·mensen die zich inschrijven voor communicatie van Talk Tomorrow
• ·deelnemers aan een proces dat wij organiseren, voor zover wij daarbij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn

Bij werk voor opdrachtgevers kan onze privacyrol verschillen. Afhankelijk van de situatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke of verwerker. Verwerken we persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever, bijvoorbeeld deelnemers of reacties uit een participatietraject van die organisatie, dan maken we daarover waar nodig aparte afspraken, waaronder verwerkersafspraken. In dat geval geldt in de eerste plaats de privacyverklaring van die organisatie.

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening. In de praktijk gaat het om:

• ·naam, functie en organisatie
• ·zakelijk e-mailadres en, als iemand dat zelf opgeeft, telefoonnummer
• ·correspondentie en gespreksaantekeningen
• ·informatie die iemand zelf invult in een formulier of aan ons toestuurt
• ·projectinformatie en documenten die bij een opdracht horen
• ·afspraakgegevens
• ·facturatie- en administratiegegevens
• ·technische servergegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, waaronder tijdelijk het IP-adres

Bijzondere persoonsgegevens vragen we niet. Op deze website gebruiken we geen analytics van derden en geen voorkeurs- of marketingcookies. We houden zelf anoniem bij hoeveel bezoeken er zijn, welke pagina's worden bekeken en op welke knoppen wordt geklikt.

• ·Reageren op contactverzoeken en vragen: gerechtvaardigd belang bij normale zakelijke communicatie, of voorbereiding van een overeenkomst.
• ·Offertes voorbereiden en overeenkomsten uitvoeren: uitvoering van de overeenkomst.
• ·Projecten uitvoeren en afspraken plannen: uitvoering van de overeenkomst.
• ·Klant- en relatiebeheer: gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties.
• ·Facturatie en administratie: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst.
• ·Beveiliging van website, e-mail en systemen: gerechtvaardigd belang bij een veilige bedrijfsvoering.
• ·Verbeteren van onze website en dienstverlening: gerechtvaardigd belang, zonder gebruik van tracking.
• ·Verzenden van communicatie waarvoor een geldige grondslag bestaat: toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande zakelijke relaties.
• ·Voldoen aan wettelijke verplichtingen: wettelijke verplichting.
• ·Behandelen van samenwerkings- of sollicitatieverzoeken: gerechtvaardigd belang, of voorbereiding van een overeenkomst.

We gebruiken toestemming alleen waar dat de passende grondslag is, bijvoorbeeld bij het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies of het versturen van commerciële e-mail aan mensen met wie we nog geen relatie hebben.

In het contactformulier vragen we alleen naam, organisatie, e-mailadres en een korte toelichting op de opgave. Functie en de keuzevelden over onderwerp, hulpvraag en projectfase zijn optioneel en helpen ons het gesprek beter voor te bereiden. We vragen geen telefoonnummer.

We gebruiken deze gegevens om te reageren en, als daar een vervolg uit komt, om een voorstel voor te bereiden. Bewaartermijnen staan hieronder. Of en in welk systeem we contactgegevens vastleggen, waaronder een eventueel CRM of een externe formulierleverancier, staat in ons interne verwerkings- en leveranciersregister.

Stuur je ons een uitvraag, een tenderlink of een document, dan gebruiken we dat uitsluitend om te beoordelen of en hoe we kunnen helpen en om een aanbieding voor te bereiden.

Stuur geen bijzondere persoonsgegevens mee en ook geen andere vertrouwelijke persoonsgegevens die niet nodig zijn voor de beoordeling van de opgave. Heb je twijfel, neem dan eerst contact op.

• ·verzending verloopt via een beveiligde verbinding
• ·bestanden worden privé opgeslagen en zijn niet publiek bereikbaar
• ·alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang
• ·bestanden worden verwijderd volgens ons bewaarbeleid

De Quick Readiness Check op onze website werkt zonder persoonsgegevens. De vragen en de uitkomst blijven in je eigen browser: we ontvangen de antwoorden niet, slaan de uitkomst niet op en koppelen die niet aan contactgegevens.

Wil je een vervolg, dan neem je zelf contact op via het contactformulier of per e-mail. Pas dan verwerken we contactgegevens, zoals beschreven bij de contactformulieren.

Op dit moment biedt deze website geen nieuwsbriefinschrijving aan en versturen we geen geautomatiseerde marketingmails. Zetten we dit in de toekomst in, dan geldt: geen vooraf aangevinkte toestemming, altijd een duidelijke afmeldmogelijkheid in elke mail, en een beschrijving in deze verklaring van de gegevens, de grondslag, de gebruikte leverancier en eventuele meting van openen en klikken.

Deze website plaatst geen analytics-, voorkeurs- of marketingcookies, gebruikt geen trackingpixels en bevat geen ingesloten content van sociale netwerken of videodiensten. Wel onthouden we jouw cookiekeuze zelf, zodat we die niet elke keer opnieuw hoeven te vragen.

We meten het gebruik van de website wel zelf, en uitsluitend anoniem. Daarbij plaatsen we geen cookie en slaan we niets op in jouw browser. Om bezoeken te kunnen onderscheiden maken onze eigen servers een onomkeerbare code die elke dag verandert. Je IP-adres slaan we niet op, we bouwen geen profielen op en we delen deze cijfers niet met derden.

Voegen we later techniek toe die toestemming vereist, dan onderscheiden we noodzakelijke, voorkeurs-, statistische en marketingtechnologie, laden we die pas na toestemming en werken we de cookieverklaring bij. Weigeren blijft dan net zo eenvoudig als accepteren.

Bekijk de cookieverklaring of pas je cookievoorkeuren aan. Een keuze over cookies is iets anders dan toestemming voor e-mail of marketing.

Talk Tomorrow kan digitale en AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken voor onder meer analyse, structurering, onderzoek en het voorbereiden van concepten. Waar daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, beoordelen we welke gegevens noodzakelijk zijn, welke leverancier wordt gebruikt en welke privacy- en beveiligingsvoorwaarden van toepassing zijn.

• ·AI-ondersteunde output krijgt waar relevant menselijke beoordeling; het is een hulpmiddel, geen besluit.
• ·Vertrouwelijke klantinformatie plaatsen we niet willekeurig in publieke AI-diensten.
• ·We passen gegevensminimalisatie toe: alleen wat nodig is, en waar mogelijk zonder persoonsgegevens.
• ·Verwerken we gegevens namens een opdrachtgever, dan volgen we de daarover gemaakte afspraken.

Welke leveranciers we hiervoor gebruiken en onder welke voorwaarden, houden we bij in ons interne leveranciersregister bij.

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is. Het gaat om de volgende categorieën ontvangers, voor zover we die daadwerkelijk gebruiken:

• ·hosting- en websiteleveranciers
• ·e-mail- en samenwerkingsomgeving
• ·cloudopslag
• ·administratie- en boekhoudsoftware
• ·eventueel CRM en formulierverwerking
• ·IT- en technologieleveranciers, waaronder AI-diensten
• ·professionals en specialisten die we bij een opdracht betrekken
• ·professionele adviseurs, zoals een accountant of jurist
• ·overheidsinstanties wanneer dat wettelijk vereist is

Waar nodig sluiten we verwerkersovereenkomsten of maken we andere passende afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging. De actuele lijst met leveranciers per categorie staat in ons interne leveranciersregister.

Waar mogelijk kiezen we leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Kan een leverancier gegevens buiten de EER verwerken, dan zorgen we voor een geldige grondslag voor die doorgifte, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen met aanvullende maatregelen. Welke leveranciers en datastromen dit betreft, houden we bij in ons interne leveranciersregister.

We bewaren gegevens per categorie, met een vaste termijn of een termijn die volgt uit de wet of de overeenkomst.

• Contactaanvragen via de website12 maanden na het laatste contact
• Offertes en prospectcontacten24 maanden na het laatste contact
• Klant- en financiële administratieConform de toepasselijke wettelijke bewaarplichten
• Nieuwsbriefinschrijving (indien in gebruik)Totdat iemand zich uitschrijft, met uitzondering van de gegevens die nodig zijn om die afmelding te blijven respecteren
• ProjectgegevensVolgens overeenkomst en intern bewaarbeleid
• Toegestuurde documenten en uitvragen12 maanden na afronding van de beoordeling, tenzij er een opdracht uit volgt
• Technische servergegevensMaximaal 12 maanden

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Op hoofdlijnen gaat het om:

• ·toegangsbeveiliging op accounts en apparaten
• ·autorisaties: toegang alleen voor wie die nodig heeft
• ·beveiligde verbindingen voor website, e-mail en bestandsuitwisseling
• ·gegevensminimalisatie: we vragen en bewaren zo weinig als kan
• ·veilige opslag van documenten en, waar relevant, back-ups
• ·logging waar dat nodig is voor beveiliging en beheer
• ·afspraken met leveranciers over beveiliging en vertrouwelijkheid
• ·een werkwijze voor het beoordelen en melden van incidenten

We publiceren geen details die de beveiliging juist kunnen verzwakken. Geen enkele maatregel biedt absolute zekerheid; we werken daarom aan blijvende verbetering en beoordelen incidenten zorgvuldig.

Je hebt op grond van de AVG onder meer recht op:

• ·inzage in de gegevens die we van je verwerken
• ·rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• ·verwijdering van gegevens
• ·beperking van de verwerking
• ·bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• ·gegevensoverdraagbaarheid, waar dat recht van toepassing is
• ·het intrekken van toestemming, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd

Een verzoek kun je sturen naar info@talktomorrow.nl. We reageren binnen de wettelijke termijn. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we op proportionele wijze om aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Verwerken we jouw gegevens namens een opdrachtgever, dan verwijzen we je verzoek waar nodig door naar die organisatie en laten we je dat weten.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens of je verzoek omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

We passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze, systemen of leveranciers wijzigen. Versie en datum staan onderaan deze pagina. Eerdere versies houden we intern beschikbaar, zodat we kunnen aantonen welke tekst op welk moment gold.